Digitalizacija v računovodstvu je temelj sodobne produktivnosti

Pojme učinkovitosti in produktivnosti niso iznašle mlade generacije podjetnikov in predavateljev. V vsakem resnem računovodskem servisu so se že od nekdaj lotevali vprašanj kako čim bolje organizirati delovne procese in kako stranko »pripeljati čez mesec«. Vendar pa mnoge dobre prakse – kot so sistematično arhiviranje, označevanje, fascikli Dofe, IFE, uporaba črtnih kod in še marsikaj – dandanes nadomešča digitalizacija in temu podrejeni sistemi.

Vsebinski sklop prispevkov o temeljih produktivnosti in avtomatizacije v računovodstvu

Tudi ta prispevek je del našega vsebinskega sklopa o Temeljih produktivnosti in avtomatizacije v računovodstvu. Celostno bomo tematiko obravnavali tudi na brezplačnem seminarju. Ki bo torej obdelal vse štiri osnovne vidike produktivnosti in avtomatizacije v sodobnem računovodskem servisu. Če ponovimo – to so 1) Prilagoditev poslovnih procesov, 2) Digitalizacija poslovanja, 3) Pretvorbe in uvažanje, 4) Programi in sistemi.

Prvo točko smo obdelali že v prejšnjem članku o prilagoditvi poslovnih procesov, in je tudi predpogoj za premišljen prehod v digitalno poslovanje. V resnici pa to ni enosmerna pot, temveč prepletena in je zadeve potrebno ves čas prilagajati.

Temelji produktivnosti in avtomatizacije v računovodstvu

Tudi digitalizacija ni nič novega – postopoma prodira v vse pore našega poslovanja. Če se je začelo z programi za vnos v podatkovne baze in knjiženje, pa je danes tehnologija toliko napredovala, da je potrebno sam pojem digitalizacije pravilno razumeti.

Najprej k osnovnim pojmom – pojavlja se veliko izrazov glede podobnih zadev: digitalizacija, digitalni prehod, e-poslovanje, brezpapirno poslovanje, rešitve v oblaku… Da ne bi šli pregloboko v tehnološko razpravo – vsem je skupno, da gre za poslovanje in obravnavo poslovnih dogodkov s pomočjo informacijsko-komunikacijske tehnologije (IKT).

V kontekstu računovodskega servisa bi nekako opredelili 4 vidike digitalizacije:

a) Izmenjava dokumentacije,

b) Obdelava in hramba,

c) Od dokumentov do podatkov,

d) Uporaba, komunikacija in nova orodja.

Še enkrat - mimogrede ta tematika (in ostale v sklopu) bo tudi del BREZPLAČNEGA SEMINARJA, ki ga pripravljamo v januarju. 

Izmenjava dokumentacije

V računovodskih servisih je včasih izmenjava pomenila, da je stranka dostavila bolj ali manj urejen kup dokumentacije. Skozi čas se je to precej spremenilo in danes stranke dostavljajo dokumentacijo na zelo različne načine – po elektronski pošti, prek predalov za hrambo v oblaku kot so Google Drive, One Drive itd., pa tudi preko posebnih modulov in nabiralnikov znotraj samih poslovnih in računovodskih programov; tu so potem tudi še elektronski računi (v obliki eSloga). Je pa seveda še vedno včasih enostavneje dostaviti kar v klasični-papirnati obliki. In tudi s tem ni nič narobe – tudi to se da »digitalizirati« in smo nazaj na konju. In ravno ta primer ima tudi več plati – dandanes podjetniki dokumente pogosto skenirajo oziroma kar slikajo s telefonom… kar pogosto pripelje do neprimerne kakovosti…

Izmenjava poteka nato tudi v več smereh – včasih podjetnik potrebuje nazaj kakšen račun – in jim ga pošljemo po elektronski pošti… Pa FURS pogosto zahteva priloge in dokazila, ki jih pošiljamo in vpenjamo v elektronski obliki v eDavke.

Od dokumentov do podatkov

Poleg samega sprejema in izmenjave je pomembno tudi kaj se naprej dogaja s to dokumentacijo. Če nam stranka po elektronski pošti dostavi račune, jih najbrž ne bomo tiskali in nato vlagali v fascikle. Tu je potrebno zastaviti tudi primerne sistem – pri množici dokumentov in to za več strank lahko hitro nastane kaos. Paziti je potrebno tudi na kibernetsko varnost, pa varnostne kopije, pravilno upravljanje z občutljivimi informacijami (npr. osebni podatki, poslovne skrivnosti). Pri elektronski izmenjavi in hrambi lahko tudi pride do težav z avtorizacijo in likvidacijo – vse to je potrebno primerno zastaviti ob uvajanju takšnega poslovanja.

Obdelava in hramba

Pomembna točka za razumevanje digitalizaciji je tudi, da elektronska preslikava (torej, da imamo zdaj dokument prikazan na zasloni namesti na listu papirja) še ne pomeni digitalizacije. Bistvo digitalizacije je tudi digitalna obdelava podatkov o poslovnih dogodkih, o katerih pričajo dokumenti. Da se podatke uvaža oziroma izmenjuje že vse potrebno za knjiženje, poslovni dogodki se bolj avtomatizirano obdelujejo-evidentirajo. Kako do tam – o tem bo naslednji v sklopu prispevkov o temeljih učinkovitosti in avtomatizacije v računovodstvu.

Uporaba, komunikacija in nova orodja

Za primerno implementacijo novega načina poslovanja (zaradi digitalizacije) pa je vsekakor pomembno uporabljati primerna orodja – tako za izmenjavo, obdelavo kot tudi komunikacijo glede samih dokumentov. To pomeni tudi uvajanje večjih novosti na področju informacijskih sistemov in rešitev. Vsekakor pa tudi, da se poslovni procesi zastavijo primerno so ljudje v organizaciji pri tem dosledni.

Če povzamemo – digitalizacija spreminja naš način dela – od začetka do konca poslovnih procesov. Takojšnja in neposredna posledica digitalizacije je vsekakor dostopnost dokumentov in hitrost izmenjave. Pomembno je tudi da preidemo od digitalne preslikave k digitalni in avtomatizirani obdelavi podatkov o poslovnih dogodkih.

Digitalizacija je torej izjemno široko področje dodatno bo tematika obdelana na seminarju, ki bo potekal 11.1.2023 ob 17:00 v ljubljanskem ABC HUB (BTC).