Pretvorbe in uvažanje v računovodstvo

Glavna obljuba informatikov, ko so v sodobno poslovanje – tudi računovodskih servisov – začeli uvajati računalnike in stroje je bila, da nam bo tehnologija pomagala prihraniti na času in denarju. Pa nam je? Tipičen primer izjemnega napredka in inovativnosti poslovanja so rešitve Fintech podjetij – hkrati pa računovodjem povzročajo mnogo preglavic… marsikdaj potarnajo, da imajo občutek, da so se vrnili 10 let nazaj (v smislu načina obdelave te dokumentacije)

Temelji produktivnosti in avtomatizacije v računovodstvu

Gre za tretjega izmed prispevkov na temo temelji produktivnosti in avtomatizacije v računovodstvu. Obdelali smo že teme Digitalizacije v računovodstvu in teme prilagoditve poslovnih procesov v računovodskih servisih. V januarju pa vas vabimo tudi na izjemno zanimiv brezplačen seminar, kjer bomo celotno tematiko še bolje obdelali in se povsem iskreno pogovorili kako se zadeve najbolje lotiti.

Digitalizacija ni samo preslikava

O digitalizaciji je bilo torej govora zadnjič – ampak če si je za zapomniti eno misel je to, da digitalizacija ne more biti samo preslikava na računalniški zaslon. Večina truda pri digitalizaciji mora namreč biti usmerjena v to, da nam omogoča, da podatke avtomatsko uvažamo, obdelujemo – brez pretipkavanja in  ročnega dela. Da torej podatki sami »letijo« v naše informacijske sisteme.

Še enkrat - mimogrede ta tematika (in ostale v sklopu) bo tudi del BREZPLAČNEGA SEMINARJA, ki ga pripravljamo v januarju. 

Praksa na področju uvažanja

V zadnjih letih se je v celoti prijel način del v računovodstvih, ko na primer podatke o bančnih transakcijah pridobimo v t.i. XML datoteki. Gre torej za podatkovno datoteko, ki je strukturirana na način, da jo lahko enostavno uvozimo v kateri koli računovodski program. Podobno smo vajeni tudi vedno več ostale dokumentacije (na primer izdane fakture, dnevni iztržki idr.) direktno uvažati.

Ta praksa je prinesla tudi ogromne prihranke časa, zmanjšala število napak in nas razbremenila neželenega ročnega dela in kontrole. Mnogi računovodje še pomnijo, kako neugodno je iskati napako pri knjižbah, ko zaključiš izpisek z 40 ali 50 transakcijami, končno stanje pa se ne ujema

Fintech rešitve ne omogočajo izvoza XML

Ker se obseg spletnega poslovanja podjetnikov povečuje, narašča tudi količina transakcij, opravljenih preko t.i. fintech ponudnikov. In tukaj pride do tipičnega primera neučinkovitosti v računovodstvu… Večina teh sodobnih rešitev podjetnikom ne omogoča pridobivanje datotek XML na način, kot jih omogočajo klasične banke. Potem pa se srečujemo z dilemo, kaj z vso to goro podatkov in temi transakcijami. Če se jih lotimo obdelati »na roke« - pa naj bo to preko ročnega knjiženja, ali pa z nekim preoblikovanjem CSV in excel datotek in predpripravami za uvoz – izgubljamo veliko časa, pa še podatki običajno niso najbolje pripravljeni in še vedno je potrebno veliko zadev ročno doknjižiti.

Ostali primeri »slabih« podatkov

Teh primerov je potem še več – na primer, nestandardizirane oblike o prodajnih podatkih pripravljene s strani določenih ponudnikov poslovnih (POS) programov; pa potem razni izpisi prometa na plačilnih-kreditnih karticah, pa na primer kombinirani osebno-poslovni računi samostojnih podjetnikov – in še bi lahko naštevali. Vsem je skupno to, da je delo s to dokumentacijo precej bolj zamudno, pripeti se več napak, več je usklajevanja… podjetnikom pa tudi včasih težko pojasnimo, zakaj nastajajo z obdelavo le-teh tudi višji stroški računovodstva.

Prihranki na časi in večja dodana vrednost računovodij

Ni je večje škode v računovodskih servisih kot je ta, da visoko-strokovno usposobljena oseba potem na roke pretipkava podatke in išče nesmiselne lapsuse po knjižbah. Tukaj ne gre zgolj za čas in živce – temveč je na mestu vprašanje – kakšna je dodana vrednost takšnega kadra? Kolikšen je njegov strošek dela na uro – in po kakšni ceni lahko takšna trivialna opravila (pretipkavanje) strani zaračunamo? Vam kar takoj povemo – kalkulacija se tu ne izide. Samo pomislite – ali lahko stranki za obdelavo enega izpiska paypal – ki torej pomeni 2 uri vnašanja podatkov o poslovanju (recimo pri nekaj 100 transakcijah) zaračunate 100 ali več EUR? »Saj je so samo 3 listi«, bo rekla stranka.

Prihranki pa torej niso zgolj v smislu pretvorb - tudi ostali sklopi te tematike (temelji učinkovitosti in avtomatizacije v računovodstvu) so seveda pomembni... in vse to bo tematika seminarja, ki bo potekal 11.1.2023 ob 17:00 v ljubljanskem ABC HUB (BTC).

Pretvorba in uvažanje pohitrijo vaše procese

Ko je torej dokumentacija digitalizirana na način, da pride do dejanske možnosti direktnega uvoza in obdelave podatkov, ste torej naredili nek napredek. To se kaže na izjemnih prihrankih na času, ki ga porabite. Ima pa tudi še en vpliv – to je hitrost in ažurnost vaše storitve. Na ta način lahko stranko obdelate prej, mora pa vam celo konec meseca ostane kakšen dan za bolj umirjeno delo, ne pa hitenje z oddajanjem davčnih obračunov zadnji trenutek.

Če povzamemo – pretvorbe in uvažanje so ključnega pomena za poslovanje v tem razvijajočem se poslovnem okolju. Brez tega se pogosto vračamo »nazaj« na ročno delo, pretipkavanje in zamudno knjiženje ter kontrole. V računovodskih servisih je nujno stremeti k tem, da se praktično vse podatke pridobi na način, da jih lahko tudi uvozimo – le na tak način lahko ostajamo učinkoviti in tudi omogočimo, da računovodje svoj čas posvečamo nalogam in delu z višjo dodano vrednostjo.