Digitalizacija v računovodskem servisu

Podrobnosti: Objavljeno: 02 Avgust 2023

Dejstvo je, da je digitalizacija med nami in je kot nekakšna pandorina skrinjica, ki je bomo več zaprli - ne bo šlo več nazaj Sedaj so seveda vsi podatki v računalniških programih in sistemih. Vendar digitalizacija ni zgolj hramba podatkov, temveč je pomemben vidik tudi vnos podatkov.

Nekateri izkušenejši računovodje še pomnijo dobre stare (fizične) knjige - glavne, saldakonto, kartice strank itd. To je danes seveda že stvar preteklosti in namesto se namesto v papirje in knjige večinoma “buli” v računalniške zaslone, tudi svinčnik so zamenjali tipkovnica in miška.

DEJSTVO:

Danes je 99,9% računovodskih listin že ustvarjenih digitalno, torej - vi, vaše stranke, dobavitelji, razni ponudniki - vsi dokumente ustvarijo na računalniku oz. digitalno. V zadnjem času pa je tudi izmenjava teh datotek pogosto že v celoti elektronska.

Problem pa se pojavi v raznolikosti sistemov in tudi namenov uporabe le-teh. Ta problematika se potem izraža tudi v tem da je dokumente, informacije o poslovanju in podatke, pogosto težko “kar direkt” uvoziti v računovodski sistem.

Pogosto je tako, da sicer že imamo dokument v “digitalni obliki”, ampak to je samo preslikava dokumenta “na zaslon” (pa naj bo izvožen PDF nekega dokumenta ali pa skeniran račun). Ker gre običajno za izvirno knjigovodsko listino, ki izkazuje poslovni dogodek, je to seveda treba knjižiti - to pa pomeni da se podatke iz takega dokumenta po tem torej pretipka v računovodski program oz. ERP sistem. A je to potem zares prava “digitalizacija”?

Vas zanima večja učinkovitost?

Prijavite se na naš e-mail seznam, kjer vam bomo pogosto pošiljali uporabne vsebine in ostala obvestila.

ODGOVOR:

Seveda ne, s takšnim poslovanjem smo rešili zgolj to, da zdaj imamo dokument v elektronski obliki, morda je z njim v določenih pogledih enostavnejše rokovati (pošiljati, shranjevati, arhivirati), dela z njegovo obdelavo nimamo nič manj.

Rešitev torej ni v preslikovanju dokumentov na zaslon, ampak v tem, da podatke dejansko prejemamo in obdelujemo v celoti v digitalni obliki. To pomeni, da podatke iz enega poslovnega sistema lahko direktno pretvorimo-uvozimo v drug poslovni sistem. Kajti - kot je bilo že prej napisano - podatki so že tako ali tako vsi v digitalni obliki.

Takšna obdelava podatkov potem prinese ogromen preskok v produktivnosti, ki ga digitalizacija lahko ponudi. Prihranki časa - in dajmo si natočit čistega vina - tudi prihranki živcev ob ročnem vnašanjem - se pokažejo le na tak način. Izguba časa zaradi pretipkovanja, kontrole (hitro se kaj zatipkaš), seštevanja… vse to lahko nanese kar precej ur.

S takšno digitalizacijo lahko v računovodskem servisu dejansko prihranite dragoceni čas - in s tem tudi postanete bolj profitabilni, posvečate se lahko opravilom, ki so primernejša za vaš nivo usposobljenosti.